Alla artiklar

Varje månad kommer samma typ av transaktioner in på företagskontot. Hyran. Telefonräkningen. Bankavgiften. Kundbetalningar. Och varje månad bokför du dem på exakt samma sätt — samma konton, samma uppdelning, samma moms.

Det är precis det konteringsmallar löser. Du sätter upp regeln en gång, och sedan sköter sig bokföringen själv.

Vad är en konteringsmall?

En konteringsmall är en regel som beskriver hur en viss typ av banktransaktion ska bokföras. Den består av två delar:

1. Matchningsregler — villkor som avgör om mallen passar en transaktion. Till exempel: “beskrivningen innehåller ordet hyra”.
2. Konteringsregler — vilka konton som ska debiteras och krediteras, och hur beloppet ska fördelas.

När en banktransaktion kommer in jämförs den mot dina mallar. Matchar den — bokförs den automatiskt enligt mallens regler.

Hur matchningen fungerar

Varje mall har ett eller flera fält som jämförs mot banktransaktionen. De vanligaste fälten:

Fält	Vad det innehåller	Exempel
description	Transaktionens beskrivning från banken	“Bankgiro 123-4567”
creditor_name	Mottagarens namn	“Telia Sverige AB”
additional_information	Extra information från banken	“OCR 7391820”

Matchningen använder mönster (regex), så du kan vara bred eller specifik:

• (?i)telia — matchar alla transaktioner där “Telia” förekommer, oavsett versaler
• (?i)\b(hyra|rent)\b — matchar både svenska och engelska varianter som hela ord, så “current” räknas inte
• (?i)bankgiro.*1234 — matchar bankgirobetalningar till ett specifikt nummer

Alla fält i mallen måste matcha för att transaktionen ska kopplas till mallen.

Hur konteringen fungerar

När mallen matchat en transaktion skapas ett verifikat baserat på mallens konteringsregler. Varje regel anger:

• Konto — BAS-kontonummer (till exempel 5010 för lokalhyra)
• Debet eller kredit — vilken sida av verifikatet posten hamnar på
• Procent — hur stor del av transaktionsbeloppet som ska bokföras på det kontot

Exempel: Hyra med 25 % moms

En hyra på 10 000 kr (varav 2 000 kr moms) bokförs med tre rader:

Konto	Namn	Debet/Kredit	Procent	Belopp
5010	Lokalhyra	Debet	80 %	8 000 kr
2640	Ingående moms	Debet	20 %	2 000 kr
1930	Företagskonto	Kredit	100 %	10 000 kr

Debet och kredit balanserar: 8 000 + 2 000 = 10 000. Verifikatet är komplett.

Exempel: Bankavgift

Enklare transaktion — en bankavgift på 150 kr:

Konto	Namn	Debet/Kredit	Procent	Belopp
6570	Bankkostnader	Debet	100 %	150 kr
1930	Företagskonto	Kredit	100 %	150 kr

Inga momsavdrag, ingen uppdelning. Hela beloppet på ett konto.

Vanliga mallar för småföretag

Här är de mallar som täcker de flesta transaktioner i en enskild firma:

Mall	Matchar	Konton
Bankkostnad	banktjänster, bankavgift, avgift, fee	6570 ↔ 1930
Inköp tjänster 25 %	faktura, invoice	4001 (80 %) + 2640 (20 %) ↔ 1930
Lokalhyra 25 %	hyra, rent	5010 (80 %) + 2640 (20 %) ↔ 1930
Lön	lön, salary	7220 ↔ 1930
Kundbetalning	bankgiroinbetalningar (transaktionskoden “Bankgiro Receivables”)	1930 ↔ 1510
Leverantörsbetalning	leverantör, supplier	2440 ↔ 1930
Skatt	skatteverket	2510 ↔ 1930

I Papercut kan du ladda in dessa som standardmallar med ett klick. Sedan anpassar du mönstren efter dina faktiska leverantörer och transaktionsbeskrivningar.

Kostnader vs betalningar

Mallar delas in i två typer baserat på riktning:

• Kostnad (cost) — pengar ut från kontot. Negativa belopp på banken. Hyra, leverantörsfakturor, skatt.
• Betalning (payment) — pengar in till kontot. Positiva belopp. Kundbetalningar, återbetalningar.

Typen bestäms automatiskt av transaktionsbeloppet. Du behöver inte ange det manuellt — rätt mallar plockas fram baserat på om transaktionen är positiv eller negativ.

Flödet från bank till bokföring

Så här ser hela kedjan ut:

1. Transaktion synkas från banken via Open Banking. Status: väntande.
2. Automatisk matchning körs. Mallens mönster jämförs mot transaktionens fält. Status: matchad.
3. Du granskar. Kontrollera att rätt mall kopplats till rätt transaktion.
4. Bokföring. Med ett klick skapas verifikat enligt mallens konteringsregler. Status: bokförd.

Om flera mallar matchar samma transaktion kan du välja vilken som ska användas. Om ingen mall matchar bokför du manuellt — eller skapar en ny mall för framtida transaktioner av samma typ.

Tips för bra mallar

Var specifik i mönstren. En mall som matchar “faktura” fångar alla fakturor — men du vill kanske skilja på inköp av tjänster (25 % moms) och inköp av varor (25 % moms men annat konto). Använd leverantörsnamnet istället: (?i)telia för telefonräkningen, (?i)office365|microsoft för mjukvara.

Testa med befintliga transaktioner. Innan du skapar en ny mall, titta på dina senaste banktransaktioner. Vilka ord återkommer? Det är dina mönster.

En mall per transaktionstyp. Undvik att blanda olika typer av kostnader i samma mall. Bankkostnad och kontorsmaterial ska ha separata mallar, även om båda är “utgifter”.

Procenten ska alltid balansera. Om debetsidan summerar till 100 % måste kreditsidan också göra det. Annars går verifikatet inte ihop.

Så gör du i Papercut

1. Gå till Inställningar och scrolla ned till Verifikatmallar. Klicka på Läs in standardverifikatmallar. Då får du standardmallarna från tabellen ovan, till exempel Bankkostnad, Hyra 25% moms och Kundbetalning. Varje mall är märkt med den redovisningsmetod den gäller för.

2. När banktransaktionerna synkas jämförs de med mallarna. Gå till Bokföring och fliken Banktransaktioner. Transaktioner som har matchats mot en mall har statusen matched i kolumnen Bokföringsstatus.
3. Klicka på en matchad transaktion och öppna fliken Verifikat. Där ser du vilken mall som valts och konteringen den föreslår. För hyran blir det 5010 Lokalhyra och 2640 Ingående moms i debet och 1930 Företagskonto i kredit.
4. Kontrollera att Verifikatdatum är samma dag som transaktionen och klicka på Bokför.

Prova gratis på papercut.work

Sammanfattning

Konteringsmallar tar bort det tråkigaste med bokföring — att upprepa samma kontering månad efter månad. Sätt upp dina mallar en gång, matcha dem mot mönster i dina banktransaktioner, och låt bokföringen sköta sig själv.

I Papercut laddar du in standardmallar med ett klick, anpassar mönstren efter dina leverantörer, och får en bankavstämning som nästan bokför sig själv. Det som förut tog en timme i månaden tar nu fem minuter.