Vad måste en faktura innehålla? Kraven enligt bokföringslagen
Många småföretagare skriver fakturor i Word eller Excel utan att veta att svensk lag faktiskt ställer krav på vad som ska stå med. Missar du en uppgift kan fakturan bli ogiltig som underlag för momsavdrag hos kunden — och du riskerar anmärkningar vid en eventuell revision.
Här är checklistan.
Obligatoriska uppgifter
Enligt bokföringslagen och mervärdesskattelagen ska en faktura innehålla:
- Fakturadatum — det datum fakturan utfärdades
- Fakturanummer — unikt och löpande, utan luckor
- Säljarens namn och adress
- Säljarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer)
- Köparens namn och adress
- Leveransdatum — eller den period varorna/tjänsterna levererades
- Beskrivning av varan eller tjänsten — mängd och art
- Priset per enhet exklusive moms
- Eventuell rabatt om den inte redan är inräknad i priset
- Momssats och momsbelopp per skattesats
- Totalbelopp att betala, inklusive moms
Saknas en eller flera av dessa uppgifter räknas fakturan i värsta fall inte som en giltig faktura — vilket gör att köparen inte kan göra momsavdrag.
Extra krav för vissa branscher
Vissa branscher har ytterligare krav:
- Omvänd byggmoms — texten “Omvänd betalningsskyldighet” måste anges när köparen redovisar momsen
- Försäljning inom EU — köparens VAT-nummer och referens till gällande undantagsregel
- Kassaregisterkrav — kontantförsäljning i butik eller restaurang omfattas av andra regler (kassaregister, kvitto)
Förenklad faktura
Vid mindre belopp (under 4 000 kr inklusive moms) räcker en förenklad faktura med färre uppgifter — men det är ändå lätt att missa något om du skriver för hand.
Så slipper du missa något
Det enklaste sättet att aldrig glömma en obligatorisk uppgift är att låta systemet fylla i det åt dig. I Papercut genereras varje faktura med rätt fakturanummerserie, momsberäkning och alla lagkrav ifyllda automatiskt — du fyller bara i kund och rader. Kom igång gratis utan kreditkort.
Så gör du i Papercut
- Gå till Fakturor och klicka på Ny faktura. Fyll i Fakturanummer, välj Kund och kontrollera Fakturadatum, Förfallodatum och Betalningsvillkor.
- Lägg till rader under Artiklar med beskrivning, antal, enhetspris och momssats. Delsumma, moms och totalbelopp räknas ut medan du skriver. Skriv gärna leveransperioden i beskrivningen, till exempel Konsulttjänster oktober.
- Klicka på ögonikonen längst ned för att förhandsgranska fakturan och sedan på Skapa faktura.
- Fakturan sparas som Utkast i fakturalistan. Öppna den och klicka på Aktivera faktura när den är klar. Aktiveringen bokför fakturan och låser den, så den kan inte ändras efteråt.
- Ladda ner fakturan med Ladda ner PDF. Där finns fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, kundens namn och adress, momssats och momsbelopp per skattesats, OCR-nummer och, i sidfoten, ditt organisationsnummer, momsregistreringsnummer och att företaget är godkänt för F-skatt.
